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报销指南

发布日期:2013-10-15 16:47:17   来源:   阅读次数:

(一)重要须知

  为了提高我校会计基础工作水平,规范会计核算工作秩序,依据《中华人民共和国会计法》和《会计基础工作规范》,对会计核算中有关事项作如下说明和规定:

  1.在校外单位取得原始凭证时(如:发票、收据等),原始凭证的要素应该齐备。其要素的内容包括:凭证的名称、填制凭证的日期、填制人签名、加盖单位财务专用章或发票专用章、发票和收据抬头单位名称应为“华南理工大学广州学院”、经济业务内容、数量、单价和金额如实填写。

  原始凭证大写与小写金额必须相等。定额发票应要求开票单位加盖财务专用章或发票专用章。对记载不准确、不完整的原始凭证,会计人员应予以退回,要求经办人更正、补充。

  2.原始凭证不能涂改、挖补。发现原始凭证有错误的,应当由开出单位重开或者更正(大、小写金额错误只能重开),更正处应加盖开出单位的公章或由填制人签章。在取得原始凭证时,要注意辨别原始凭证的真、伪(虚假的原始凭证通常没有防伪标记或防伪标记不清晰),虚假的原始凭证不能作为报销的凭据。

  3.原始凭证开据单位:属经营单位的,必须开据税务机关现行统一印制的发票;属行政事业单位的,必须开据财政部门印制的“行政事业单位统一收据”、“非经营性收据”或财政部门批准使用的其他收据。对不合规范的原始凭证,会计人员不予办理报销。

  4.原始凭证背后,要求经办人、验收人或证明人等2人或以上在背后签名并注明业务用途。支付款项的原始凭证,必须有收款单位和收款人的收款凭据,不能仅以支付款项的有关凭证(如银行汇款凭证等)代替。

  5.跨年度发票一般不予报销;特殊情况须附书面说明,并经部门负责人及分管财务副校长批准后方予报销。

  6.教职工报销费用开支时,应按“华南理工大学广州学院费用报销单”的要求正确填写。经办人和经费主管人须对所填列事项的真实性负责。业务经办人如为经费主管人,则必须有上一级单位负责人审核。

  7.所有各类报销的票、证、单据等,均按照相同事项整齐地粘贴在空白的粘贴卡的粘贴线内并填好总张数和总金额。单位负责人在粘贴卡上签字。

  8.报销的项目如有签订合同或协议的,必须提供相应的复印件到财务处作为支付依据,否则财务处不予报销。

  9.财务处支付报销或其他费用需要使用大额现金(超过1,000元)的一般应使用转账支票或通过银行汇款的支付方式。若因特殊情况需要使用大额现金的支付方式,需要在申请单上注明原因,经主管负责人签字批准,借支金额在3,000元(含)以内的,需经财务处会计核算科科长审批;借支金额在3,000元(不含)以上的,除了财务处会计核算科科长审批外,还需经财务处副处长审批后方可支付。

(二) 采购报销

  购置设备、材料和物品等报销。

  1.须提供有验收人签名的《验收单》;

  2.填写《采购资金支付申请表》,写清事由,由经办人签字,并须经相关审批人审核。

  3.提供正式发票(有税务章),并带《暂借款单》(若预支有借款)和《校内付款凭证》,到财务处会计核算科办理报销手续。

  具体规定请参照《华南理工大学广州学院采购与招投标管理制度》。

注意事项:

  ●分期付款情况下,首次付款需提供合同或协议等资料复印件作为财务处入帐附件,非首期付款时带合同或协议等资料备查。

  ●对于批量采购或加工费用报销,如发票上未填列具体名称(如只填“办公用品”、“文具”、“用品”等)或者未注明清楚数量(如只填“一批”等),必须附销货单位提供的销货清单,清单上加盖销货单位收款章或发票专用章。

  ●印刷资料、购买物品发放的事项的费用报销,使用单位应确认验收并填制《验收单》,需要发放的资料或物品,应填制领用单,有领用人签收,报销时将验收表、领用单等附于发票后面。

  ●未取得正式发票,不可以使用餐费或其他发票替代收据报销。

  ●在学校食堂接待或活动等餐费,食堂开具的收据需要列明用餐份数、单价等详细信息。

  ●关于设备验收的说明

  采购设备物品包括固定资产类、低值易耗品类、办公家具、维修部用的耗材工具、图书等由后勤处负责验收;实验室用的工具、耗材由各实验室仓库管理员验收。

(三) 差旅费报销

  1.因公出差报销,申请人需填写《差旅费报销单》,写清楚出差事由、到达地点和出差起止日期,并分项填写机票、车船票、市内交通费、住宿费、出差补助等金额,支出其它费用合计后填入其它栏。报销人需在《差旅费报销单》上签署本人姓名。

  2.属于会议类的因公出差报销,需在出差前填写《教职工会议类出差申请表》,并按表中要求办理报批手续。

  3.报销人带齐《差旅费报销单》、《暂借款单》(若预支有借款)、《校内付款凭证》和粘贴卡,如属会议类因公出差报销的,还需要持有《教职工会议类出差申请表》及相关会议邀请函或通知等资料到财务处会计核算科办理报销手续。

  对于境内出差人员的具体规定请参见《华南理工大学广州学院差旅费管理办法》;对于出国出境出差人员差旅费用的管理,请参见《华南理工大学广州学院因公出国(境)人员差旅费管理暂行办法》;对于招生宣传工作差旅费报销办法,请参见《华南理工大学广州学院招生宣传工作差旅费报销办法》。

注意事项:

  ●出差返校后,出差人应于一个月内办理报销或还款手续。

  ●住宿费和交通费应按照文件规定的标准执行。若确实因特殊情况住宿费超过本人应享受标准,或在出差地点乘坐出租车,或支出费用不符合要求等,需另外填写《超标准乘坐交通工具申请单》、《超标准住宿费申请单》由主管负责人确认,分管财务副校长签字批准后方可报销。

  ●出差主题以外的调研或其他活动,事前未向分管校领导申请批准的,所发生的相关费用,学校财务处一律不予报销。

  ●选择自驾车方式出差,需要注意:

  (1)自驾车出差前,使用人必须确认“学校不承担交通安全责任”;

  (2)选择自驾车方式出差,申请人需要取得单位负责人及分管校领导同意且必须满足以下基本条件:

  - 实际驾龄1年(含)以上;

  - 确认所需车辆已缴纳车辆保险,且车辆保险中必须包含盗抢险、第三者责任险和不计免赔险。申请时,须出示保险单的原件,并将复印件留档。

  ●学生活动、外出实习等事项需要租用车辆,必须取得运输方开具的运输发票报销(2012年11月1日起使用国税监制的发票或车票),不可使用油票等发票替代。

(四) 公务接待费报销

  1.发生公务接待活动,经办人必须事前按次填写《公务接待审批单》,列明嘉宾单位、姓名、人数及陪同人员等内容。

  2.经办人凭《校内付款凭证》、发票及《公务接待审批单》到财务处会计核算科办理报销手续。

  具体规定请参照《华南理工大学广州学院公务接待管理办法》。

注意事项:

  ●因业务需要,在云峰大酒店进行公务接待并且通过签单方式结算的事项,需事前填报《公务接待审批单》,报分管财务副校长审批后,方可进行签单消费。

  ●陪同人员原则上不超过嘉宾人数的二分之一。

  ●完成接待任务后,经办人应按次及时报账。无《公务接待审批单》,或该单填写不齐全,或手续不齐全的,财务处有权不予报销。

  ●对于横向项目及自选项目的报销业务接待费,需由本项目自行负担该部分税金,按报销业务接待费金额10%扣减本项目经费。

  ●自驾车出差费用报销规定

  由于工作需要自驾车出差的,自驾车人员出差前需提出申请,经分管校领导审批后方可自驾车出差。费用按所至目的地双程计算出差公里数,按1元/公里凭发票报销油耗补贴,路桥费按票据据实报销,不再报销途中交通费。

  ●在接待工作中,需要向来宾赠送礼品的,可赠送我校纪念品和介绍学校情况的资料。申请人需要填写《礼品申请单》或《公务用酒申请单》,并完成表格上规定的审批程序。领取礼品时需要附上《校内付款凭证》及申请单到后勤处领取。

(五)其他报销

  ●实习实践费用报销

  - 先由带队老师填写《学生实习、就业费用报销单》,院长签字把关,并经分管教学副校长签名,并由教务处登记盖章;

  - 填写《差旅报销单》并完成规定的审批程序后交到财务处报销。

  - 具体可参见《关于学生实习费用报销暂行规定》。

  ●版面费报销

  凡是报销版面费,必须持有版面费通知单或其复印件。●广告费报销

  - 学校广告具体包括报刊杂志广告、电视广告、户外栏目广告、网络广告等等。

  - 发布广告的申请,一律报分管财务副校长审批。

  - 广告费用的报销,需要填写《费用报销单》并完成规定的审批程序。

  - 广告费用的报销需要在报销单证上注明:广告展示时间、广告载体、广告类别、广告尺寸(如展示尺寸、播放时间等)、业务联系人、联系电话、学院经办人等财务处认定的重要事项。

  - 各类广告需要携各期样本报交财务处保存。